Für jede produktbezogene Budgetanforderung gibt es eine produktverantwortliche Person oder ein -verantwortliches Amt, welche grundsätzlich für die ordnungsgemäße Haushaltsplanung zuständig sind. Bei einzelnen Kostenarten (zum Beispiel Bewirtschaftungskosten) kann es sein, dass die Mitwirkung von anderen Ämtern nötig ist. Wenn zum Beispiel mit dem Eigenbetrieb IB Rücksprache erfolgt ist, kann gern das Beschreibungs- oder Erläuterungsfeld verwendet werden und E-Mail-Verkehr oder Ähnliches bei den Dokumenten hochgeladen werden.

Die Personalaufwendungen (Sachkonten 40...), die Abschreibungen (Sachkonten 47...), die internen Leistungsbeziehungen (Sachkonten 38… und 48...) und die Erträge aus der Auflösung von Sonderposten, Rückstellungen, Wertberichtigungen (Sachkonten 3161100, 3582000, 3583100…) sowie die bauliche Unterhaltung (Sachkonten 4211…) – die Ämter 61 und 85 sind bei der baulichen Unterhaltung ausgenommen – werden zentral vom Amt 10 beziehungsweise Amt 20 sowie dem Eigenbetrieb IB bearbeitet. Diese Sachkonten sind in den Budgetanforderungen für die Fachämter nicht mehr enthalten.