Das Schriftgut, das im Rahmen der Bearbeitung von Akten anfällt, muss mit Blick auf die Aktenrelevanz und den Beweiswert, bestehende Formerfordernisse und die Eignung für die Übernahme in ein Dokumentenmanagementsystem analysiert und kategorisiert werden. Hilfreiche Fragestellungen sind:

Aktenrelevanz

• Wird ein Dokument benötigt, um eine Entscheidung zu begründen und Verwaltungshandeln nachzuweisen?
• Greift es in die Rechte von Dritten ein?
• Hat es finanzielle Auswirkungen?
• Wird es als Beweisstück in einem Gerichtsverfahren benötigt?

Formerfordernis

• Gibt es Schriftgut, für das besondere Formerfordernissen zu beachten sind? Gibt es zum Beispiel ein gesetzliches Schriftformerfordernis für Anträge oder Bescheide?
• Ist die elektronische Form für Dokumente eventuell durch spezialgesetzliche Vorgaben ausgeschlossen?
• Müssen einige Dokumente weiterhin auch im Original aufbewahrt werden, weil sie zum Beispiel 
  • beim Scannen wichtige Eigenschaften verlieren (relevante Wasserzeichen, Hologramme)?
  • es sich um kulturhistorisch wertvolle archivwürdige Papierunterlagen handelt?
  • durch spezialgesetzliche Vorschrift oder durch Vorgaben im Rahmen von Zuwendungsbescheiden die Aufbewahrung in Papierform vorgeschrieben ist?
  • es um Unterlagen geht, an denen der Landkreis ein Beweisführungsrecht hat und bei denen es im Verfahren auf den Urkundenbeweis ankommen kann (z.B. Postzustellungsurkunde) oder die in Verfahren mit hohem Prozessrisiko und einem möglichen hohen Schadensvolumen als Nachweis benötigt werden?
  • nur für die Dauer der Bearbeitung vorübergehend überlassen werden (z. B. Ausweispapiere, Originalverträge)?

Eignung für die Übernahme in elektronische Form

• Eignen sich die Dokumente für die digale Ablage (ungünstige Formate)?
• Gibt es vertrauliche Schriftstücke ?

Ist die Analyse des Schriftgutes erfolgt, kann auf dieser Grundlage später in einem Scankonzept festgelegt werden, welche Dokumente wie in ein Dokumentenmanagementsystem übernommen werden dürfen.