Die Einführung der E-Akte verfolgt das Ziel, dass Papierakten soweit wie möglich entfallen. Eingehende Papierdokumente müssen darum zukünftig in die digitale Ablage überführt werden. Ort und Zeitpunkt sowie der Ablauf des Scanprozesses müssen dazu festgelegt werden. Nicht immer dürfen oder sollten Papierdokumente aufgrund gesetzlicher oder anderer Vorschriften in die elektronische Form überführt werden. 

Folgende Fragestellungen sollten auf der Grundlage der Schriftgutanalyse aus fachlicher Sicht zunächst betrachtet werden:

• Welche Dokumente sollen gescannt werden? Nur Eingangspost, die aktenrelevant ist, sollte auch gescannt werden. Hierzu zählt in der Regel weder Werbung noch Kataloge. 

• Welche Dokumente dürfen gescannt werden? Möglicherweise gibt es gesetzliche Regelungen darüber, dass Scannen nicht erlaubt ist. Auch vertrauliche Inhalte wie beispielsweise Verschlusssachen dürfen in der Regel nicht gescannt werden.

• Welche Dokumente dürfen nur kopierend gescannt werden und müssen daneben weiterhin im Original aufbewahrt werden? Hier kommen beispielsweise Urkunden, Ausweisdokumente und Schreiben mit Wasserzeichen oder Hologrammen in Frage.

• Welche Dokumente können gescannt und nach dem Scanvorgang vernichtet werden (sogenanntes ersetzendes Scannen)? Für diese Dokumente ist zunächst der Schutzbedarf der Dokumente zu ermitteln. Die Analyse des Schutzbedarfs erfolgt nach den Kriterien der Technischen Richtlinie Rechtssicheres Scannen (TR Resiscan). Im Anschluss sind technische und organisatorische Anforderungen festzulegen und umzusetzen, damit  die Integrität, die Vertraulichkeit und die  Verfügbarkeit der Dokumente entsprechend dem Schutzbedarf gewährleistet.  

Für kommunale Dokumentenarten hat die KGSt bereits eine exemplarische Schutzbedarfsanalyse durchgeführt. Auf diesen Ergebnissen basiert die Negativliste mit Empfehlungen für die Scanstrategie. Diese ist von der Projektleitung zu sichten und gegebenenfalls um fachspezifische Besonderheiten zu ergänzen. 

Der Datenschutzbeauftragte kann in Zusammenarbeit mit dem Informationssicherheitsbeauftragen bei Fragen zur Ermittlung der Schutzbedarfe der Dokumente und der fachlichen Scanstrategie unterstützen. Bei Bedarf kann die Negativliste in Zusammenarbeit mit dem Amt für Digitalisierung und Öffentlichkeitsarbeit angepasst werden.